Inleveren brondocumenten
Voor uitvoeren van onze werkzaamheden in de Basisregistratie Personen hebben wij originele documenten van levensgebeurtenissen nodig. Denk bijvoorbeeld aan een geboorteakte, huwelijksakte of echtscheidingsakte. Voor het aanleveren van deze zogenaamde brondocumenten kunt u op afspraak bij ons terecht.
Online afspraak maken
Hoe werkt het?
U moet over de juiste originele documenten beschikken. Documenten uit het buitenland moeten vaak eerst gelegaliseerd worden door de autoriteiten van het land waar het document vandaan komt. De gemeente accepteert alleen buitenlandse akten die gelegaliseerd zijn door de Nederlandse ambassade of consulaat in het land waar de documenten zijn afgegeven. In het stappenplan hieronder leest u hoe dit werkt.
Stap 1: Document geldig maken voor gebruik in Nederland
Een buitenlands document is niet automatisch rechtsgeldig in Nederland. Voor gebruik in Nederland moet u uw buitenlandse akte eerst laten legaliseren. De akte wordt dan geschikt gemaakt voor gebruik in Nederland. Legalisatie bewijst dat een officiële instantie het document heeft afgegeven. Lees meer over legaliseren en doe de legalisatiecheck op de website van Nederland Wereldwijd.
Stap 2: Document laten vertalen
Is uw akte in Nederlands, Frans, Duits of Engels? Dan hoeft het document niet meer vertaald te worden. Alleen bij twijfel kan de gemeente om een vertaling vragen.
Is uw buitenlandse akte opgesteld in een andere taal dan het Nederlands, Frans, Duits of Engels? Dan moet u de akte eerst laten vertalen door een in Nederland beëdigde vertaler. Zoek een vertaler in het Register van beëdigde tolken en vertalers.
Is de akte al in het buitenland vertaald? Check dan op de website van Nederland Wereldwijd of de vertaling ook nog gelegaliseerd moet worden.
Stap 3: Afspraak maken voor registratie
Heeft u stap 1 en 2 doorlopen? Maak dan een afspraak voor het inleveren van uw brondocumenten en lees hieronder welke documenten u meeneemt tijdens uw afspraak.
Stap 4: Controle door gemeente
De gemeente bekijkt de originele brondocumenten en controleert deze op echtheid. Twijfelen we daaraan? Dan wordt het document opgestuurd naar Bureau Documenten van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Als u een brondocumenten inlevert, krijgt u hiervan een bewijs. Dit is een zogenaamde 'brondocumentbrief'. Hierin staat welke documenten u heeft ingeleverd en dat u toestemming geeft voor onderzoek in geval van twijfel. Als het brondocument echt is, kunt u het gebruiken. De originele documenten krijgt u terug.
Wat moet ik meenemen?
- De originele (indien nodig) gelegaliseerde en vertaalde documenten
- Een geldig legitimatiebewijs
Wat kost het?
Aan het inleveren en registeren van brondocumenten zijn geen kosten verbonden.